¿Qué significa BPO y cuáles son los objetivos en la empresa?
Business Process Outsourcing (BPO), en español “externalización de procesos de negocios”, refiere a la subcontratación de funciones de procesos de servicios, tanto internos como externos.
En la mayoría de los casos, se delegan tareas en lugares que suponen un costo menor para la firma pero que igualmente son muy valiosas.
No es ninguna novedad que el avance imparable de la tecnología ha permitido externalizar trabajos para la gran mayoría de las empresas, facilitando así su andar e incrementando su productividad.
Son muchas las compañías que ofrecen servicios de BPO, siendo la atención al cliente, administración de recursos humanos y contabilidad y finanzas algunas de las funciones más solicitadas.
¿Qué es BPO?
BPO significa Business Process Outsourcing (“externalización de procesos de negocios”) y es un servicio que determinadas empresas ofrecen para facilitar trabajos en otras compañías.
Quien brinda las prestaciones es una firma especializada, que cuenta con profesionales capacitados para llevar a cabo sus tareas.
Las empresas que recurren a este servicio buscan delegar algunos trabajos en un tercero, ya sea porque necesitan una labor perfecta o porque no cuentan con el personal adecuado para hacerlo.
La evolución de esta práctica ha crecido exponencialmente en los últimos años, especialmente en lo que respecta a los sistemas informáticos.
Principales áreas que abarca la BPO
Las áreas del BPO más demandadas en la actualidad son:
- Administración y Finanzas: incluye el análisis financiero, reporte y planeamiento financiero, contabilidad gerencial, gestión de tesorería y caja, pago y recibo de cuentas, entre otras tareas.
- Recursos Humanos: desarrollan tareas de reclutamiento y contratación de nuevo personal.
- Servicios de Customer Contact: refiere a trabajos de atención al cliente, call centers, reclamos de clientes, etc.
- Servicios de Gestión de la Información: aquí encontramos trabajos como el control del flujo de la información, de los medios de soporte (hardware, software) y todo lo relacionado a tecnologías de la comunicación y comunicación.
Factores que influyen en la BPO
De una forma amplia y general, podríamos decir que hay una serie de factores que indican que se necesita implementar un proceso de externalización de procesos de negocios, entre los que sobresalen los siguientes:
Cambios de estrategia
La realidad cambia constantemente y saber adaptarse es fundamental para las empresas, especialmente para aquellas que dependen o se dedican al rubro de la tecnología.
Esta particularidad hace que, muchas veces, sea necesario una reorganización interna para modificar la estrategia adoptada para la concreción de un proyecto.
La BPO puede ayudarte a cambiar o revisar la visión y las metas para alcanzar los objetivos fijados en la planificación de un trabajo.
Aspectos económicos
Tercerizar este tipo de tareas puede ayudarte a mejorar la distribución, comercialización y costos relacionados a la administración interna de la firma.
Además, si la situación financiera es complicada, optar por un servicio de BPO para analizar el presupuesto de la compañía con el objetivo de hacer ajustes o retoques que permitan sanear la economía.
En sintonía con esto, si tienes una tienda comercial, es posible llevar adelante una revisión para conocer si la relación costo de producción / precio es la correcta o hay que llevar a cabo un aumento.
Posible apertura de nuevas áreas
Si ves que tu empresa está sobrepasada de trabajo, contratar un BPO te ayudará a saber si tienes que abrir nuevas áreas de trabajo y, en ese caso, si puedes hacerles frente a los costos que esto conlleva.
Si efectivamente hay que abrir un departamento más en la firma, por supuesto que puedes delegar también todo lo que tiene que ver con la reclutación de personal para cubrir los flamantes puestos.
Revisión de funciones
Si sucede todo lo contrario, tendrás que llevar a cabo una revisión de las funciones de todo tu equipo de trabajo, o al menos de uno o varios departamentos que estén generando pérdidas.
BPO total o parcial
La externalización de procesos de negocios puede ser parcial o total. En el primer caso, se le da a la empresa a cargo del BPO recursos humanos y técnicos de manera temporal hasta que cumplan con la tarea para la que fueron contratados.
Si se trata de un proceso completo, aquí suelen producirse contrataciones fijas de profesionales y se les transfiere el equipamiento y las redes que necesiten para llevar a cabo su labor.
BPO para actividades secundarias
Por último, estos servicios pueden contratarse para actividades que nada tienen que ver con la empresa, completamente secundarias.
Hablamos de, entre otras, tareas de limpieza y jardinería, vigilancia, manejo de eventos y conferencias y desarrollo de actividades team building en caso de que se necesite mejorar el clima laboral.
En estos casos, se recurre a una firma especializada en el rubro para que ponga a disposición de la compañía a profesionales capacitados para la concreción de estos trabajos.