Seguramente habrás participado en diversas reuniones online, debido a la nueva metodología de teletrabajo.
Y es que, en muchas empresas, se han aplicado estos métodos alternativos para planificar el trabajo, pero la verdad es que muchos otros sufren de reunionitis online.
Las reuniones son necesarias en una empresa o compañía para planificar y avanzar, pero cuidado con caer en la reunionitis online.
Es que, por existir tantos métodos para hacer reuniones en línea, se les ha vuelto costumbre a los dirigentes hacerlas casi a diario, pero la verdad que esto es algo abrumador.
Continuar enfocados en una amplia agenda de reuniones online, no garantiza mayor productividad o avance; por el contrario, esto restará tiempo y asfixiará a los trabajadores.
Por eso, descubre con nosotros cómo hacer reuniones efectivas y acabar con la reunionitis online…
¿Qué es reunionitis online?
La reunionitis online hace referencia a la obsesión de algunos administradores o dueños de empresas con las reuniones por internet; muchos crean un plan mensual lleno de reuniones y que solo restan a la productividad del comercio.
Deberás considerar que la productividad no está correlacionada con el número de reuniones: son necesarias, ¡pero hasta cierto límite!
Por eso, no ganarás nada planificando un día entero de reuniones, porque solo es un síntoma de tener en una organización poca productiva.
Incluso, se ha catalogado la reunionitis online como otra epidemia de las empresas o compañías, y que ahora no solo se enfocan en reuniones presenciales dentro de las oficinas, sino también vía online.
¿Cómo hacer reuniones productivas?
No se debe negar que las reuniones son una herramienta fundamental para cualquier negocio pequeño, mediano o grande, ya que se trata de un medio donde participa todo el talento humano de una organización, para buscar el bienestar y crecimiento del negocio.
Sin embargo, para que la reunión sea productiva, debe estar muy bien planificada y organizada. No debe hacerse por cumplir, si está bien gestionada, una reunión puede generar dar grandes frutos y conducir al éxito de los proyectos.
¿Reunionitis online? El primer paso será detectar este fenómeno, para luego determinar cómo salir de ello y buscar los métodos alternativos para hacer que tus reuniones sean más efectivas.
Logra reuniones efectivas y productivas
No hará falta que como dueño de una empresa o compañía te vuelvas en experto en conferencias, para tener una reunión productiva con todo el equipo que forma parte del negocio; solo bastará con algunas técnicas que deberán cumplir todos.
La productividad es la clave para que un negocio avance, por eso las reuniones deben enfocarse en la productividad de la empresa y en su equipo de trabajo.
Toma nota de cómo hacer que tus reuniones sean productivas y así no caer en la reunionitis online o presencial.
-
Define objetivos
¿Cuál es el objetivo de la reunión? Como dueño o gerente deberás definir los objetivos para enfocarse en el propósito y conseguir una respuesta positiva al finalizar el debate.
-
Segmentar
Realiza reuniones según el equipo de trabajo y su área; no invites a las reuniones a las personas que no tienen un papel activo e importante en el área. Por eso, segmenta a tus trabajadores por áreas y tareas a cumplir.
Procura solo convocar a los principales responsables de área, y deja que los demás asistentes puedan evitar perder el tiempo.
-
Aviso previo
Es importante planificar las reuniones, así que no las hagas de improviso. Avisa con tiempo al personal e indica los puntos a tratar para que cada asistente tenga algo que aportar al respecto.
-
Puntualidad
Evita perder tiempo y molestar a tu plantilla de trabajo; exige puntualidad y sé puntual. Además, el tiempo de duración de una reunión no debería superar 1 hora, porque podría convertirse en tediosa y ser poco productiva.
-
Coordinador de la reunión
Antes de iniciar la reunión, designa a un asistente como coordinador o moderador; será el encargado de guiar la reunión, evitar desviaciones en los temas y además controlará el tiempo de intervención de cada asistente.
-
Tomar notas
En una reunión siempre será importante tomar notas de lo hablado y redactar un acta. Así, las palabras no quedarán en el aire, y este mismo documento les permitirá recordar los puntos tratados y los acuerdos logrados.
Podrás designar a un asistente para anotar toda la información relevante y así compartirla posteriormente.
-
Cierre de la reunión
No se puede culminar una reunión sin antes haber repasado cuáles fueron los puntos a tratar y los acuerdos a los que se llegó.
El cierre de la reunión es fundamental para definir los próximos pasos a seguir, así como las personas responsables de llevar a cabo las siguientes acciones.
Conclusión
Ahora ya lo sabes, no necesitarás una reunión diaria o periódica para conocer el avance de cada área. Planifica al menos una o dos mensuales, así se debatirán temas de interés y evitarás dejar sin aire a tus trabajadores.
Estas son las reuniones más efectivas y productivas, además considera cada recomendación para evitar caer en las reunionitis online.