La manera más efectiva de coordinar grupos, proyectos y actividades laborales es por medio de la reunión de trabajo. Sin embargo, preparar una reunión de esta índole, muchas veces no es tan fácil como parece y poder perder el objetivo en el camino.
Las juntas laborales pueden aumentar la efectividad del equipo de trabajo, siempre y cuando se hagan de la forma correcta.
Por esta razón, queremos indicarte cómo preparar reuniones de trabajo eficaces y evitar perder el valioso tiempo de tus trabajadores, su productividad y efectividad.
¿Cómo preparar una reunión de trabajo para que sea más efectiva?
Las reuniones de trabajo requieren de organización y una serie de aspectos para que puedan ser más productivas.
Por eso, a continuación, te enseñamos cómo puedes preparar una reunión de trabajo efectiva:
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¿Para qué es la reunión de trabajo?
Lo primero a tener en cuenta para la convocatoria de una reunión de trabajo, es el objetivo de la misma. Debes evitar realizar reuniones sin una razón de peso, ya que tú y los demás integrantes del equipo perderán tiempo valioso.
Determina en primer lugar la razón de la reunión y de esta manera podrás establecer cada uno de los temas a discutir.
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¿A quiénes voy a convocar a la reunión de trabajo?
Una vez determinado el objetivo de la reunión de trabajo, se te hará más fácil realizar la convocatoria del personal. ¡Cada miembro de la junta debe tener relación con el tema de la misma!
Haz una lista con todo el personal que crees que deberías convocar a la reunión y recuerda incluir solo a las personas que sean imprescindibles en la lista.
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Estipula la fecha, hora y la ubicación de la reunión de trabajo
Establece una fecha para realizar la reunión de trabajo y una hora adecuada, evitando coincidir con la primera o última hora del día laboral.
También deberás determinar el lugar o plataforma en la que se realizará la reunión, para que puedas preparar todo con antelación y los convocados puedan acudir sin contratiempos.
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Prepara el espacio para la reunión
Si es una reunión de trabajo presencial, verifica que el sitio esté debidamente preparado para el desarrollo de la misma y que cuente con todos los elementos que necesitas para el desarrollo de la reunión de trabajo.
Es importante que el mobiliario, el confort y las herramientas audiovisuales estén debidamente preparados antes de iniciar la reunión.
En caso de que sea una reunión de trabajo online, procura contar con un espacio libre de ruidos, bien iluminado y que tú micrófono, audífonos y cámara estén en perfecto estado para transmitir y escuchar claramente.
También se recomienda realizar una prueba de sonido y video antes de iniciar, para verificar y solucionar cualquier problema.
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Informa de la reunión de trabajo con tiempo
Una vez determinados cada uno de los factores anteriores, comienza a notificar la fecha, hora y lugar de reunión de trabajo a los convocados, incluyendo datos del día, hora y finalidad de la misma. También informa el lugar o la plataforma donde se realizará.
Es fundamental que el objetivo sea descrito de forma clara y que se envíe junto a la convocatoria el material que se utilizará en la reunión, para que el equipo pueda leerlo y estar preparado para ese día.
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Llega primero que el resto
Si convocas la reunión, tu deber será llegar primero que los demás y con todo lo necesario para comenzar. Mientras esperas a los demás convocados, puedes ir repasando los temas a tratar.
En caso de que sea una reunión de trabajo online, verifica con tiempo el correcto funcionamiento de todo tu equipo y accede con 15 minutos de anticipación para esperar al resto del equipo.
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Inicio de la reunión de trabajo
Comienza la reunión de trabajo saludando y luego habla sobre los puntos que se trataran. Informa a todos cuáles son los temas más importantes.
Luego, inicia con el tema principal; trata de ser lo más específico posible para que se entienda todo muy bien. Finaliza hablando de los temas secundarios y aclara cualquier duda antes de despedir.
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Descanso
Si la reunión no sobrepasa los 30 minutos, no será necesario un descanso intermedio. Sin embargo, en juntas de trabajo mayores a los 50 minutos de duración, se aconseja incluir un descanso de al menos 10 minutos y luego continuar. También puedes coordinar con los convocados el lapso de descanso más adecuado.
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Final de la reunión
Utiliza la parte final de la reunión de trabajo para aclarar dudas y establecer las actividades a cada integrante del equipo.
También agradece a cada uno de los asistentes por su tiempo y participación. Evita extenderte más de lo acordado.
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Luego de la reunión
Una vez finalizada la reunión de trabajo, toma un espacio para compartir y enviar los documentos que te solicitaron en la misma. Evita dejar estos asuntos para luego, sobre todo si son de vital importancia para el desarrollo del trabajo, ¡ya que suelen olvidarse!